Time hacks: el arte de priorizar y aprender a decir que no
En esta edición, te cuento cómo usar lo mejor de las metodologías ágiles en tu día a día, sin ser dev ni project manager. Además, Tech Talk con Virginia Cuomo, experta en gestión del cambio.
¡Hola! Volvimos.
En realidad, ProtoTipas durante marzo atravesó las pantallas y aterrizó en suelo firme. Estuve trabajando en un proyecto que prontísimo verá la luz: se vienen bootcamps presenciales en Tulum y me tienen muy entusiasmada porque ya saben que en las últimas ediciones venía hablando mucho de recuperar los espacios y dinámicas offline. Fue un mes de mucho foco, en casa o en la playita.
También se vienen workshops virtuales. Todo te vas a enterar a través de esta newsletter, que hoy también llega con novedades: ✨ ¡abrió el programa de referencias de ProtoTipas! ✨
A partir de ahora, si lográs que más personas se suscriban a esta newsletter, podés acceder a recompensas. Son recursos que pensé especialmente para fortalecer tu perfil profesional y acompañar tu desarrollo. Estas son las recompensas que vas desbloqueando según cuántas personas se suscriban gracias a tus recomendaciones:
🥉 Con 3 referencias: accedés a la plantilla básica para crear tu portfolio en Notion. (Muy solicitada por esta comunidad).
🥈 Con 7 referencias: recibís el Workbook “De la identidad digital a la acción”, para trabajar tu propósito, tu narrativa profesional y tu autoorganización.
🥇 Con 12 referencias: ganás una consultoría 1:1 conmigo, para revisar tus avances, resolver dudas y pensar tus próximos pasos.
Encontrás tu link personal al hacer clic en el botón ⬇️. Ese enlace es único y podés compartirlo con quienes creas que le puede gustar o servir ProtoTipas. Envialo por mensaje, mail o redes. Si la persona se suscribe usando tu link, empiezan a llegar las recompensas.
¡Sumate, compartí ProtoTipas y obtené recursos que seguro te ayudan a crecer! 💚
Ahora sí, ¡empecemos! En esta edición:
En CódigoTech: Gestionar tu tiempo con propósitoTechTalk: Virginia Cuomo, Founder de IkiXGo
User friendly: Costmeet
Roadmap Chill: Joyitas para leer, ver o chusmear en tu tiempo libre
En código Tech: hablemos de tecnología para el 99%
En los últimos días, estuve hablando bastante sobre gestión del tiempo en Instagram. Y sobre algo que cuesta, pero es liberador: aprender a decir que no.
Para enfocarme en el lanzamiento presencial de ProtoTipas, tuve que hacerlo. ❌ Decir que no a proyectos que me re entusiasmaban, pero que no podía asumir ahora. A tareas que no me sumaban. A agendas o ritmos que no eran míos.
✅ Aprender a priorizar no es solo una técnica de productividad. Es una forma de tomar decisiones sobre tu vida profesional. Y decir que no también es avanzar.
Así entendí que organizar mi agenda era una forma más de tomar en serio mi recorrido profesional. De preguntarme en qué quiero invertir mi energía, qué oportunidades me acercan a lo que busco construir y cuáles me desvían. No se trata solo de tareas, sino de decisiones. De diseñar un ritmo que tenga sentido para mí.Ojo. No todo tiene que estar medido en entregables o resultados. A veces, avanzar es justamente dejar espacio: para pensar, para el disfrute, para hacer foco en lo que sí quiero sostener. Espacio también para que tu identidad profesional pueda respirar y crecer.
Lo que me ayuda a organizarme es aplicar metodologías ágiles a mi día a día, y apoyarme en herramientas que me ordenan sin sobrecargarme.
🛠️ Uso Notion para tener claridad sobre mis proyectos, temporizadores como Toggl Track para medir el tiempo, calendarios para mapear actividades pautadas, reuniones o compromisos, y algunos sistemas que me permiten revisar y ajustar mejor lo que está on going. No se trata de hacer más, más y más, sino de trabajar con foco.
Esto es lo que aprendí y te quiero compartir:
1. Priorizá con intención, no con urgencia
No todo lo urgente es importante. Empezá cada semana identificando qué tareas te acercan a tu visión profesional y cuáles son solo "ruido". Herramientas como la matriz de Eisenhower o el método MoSCoW (Must, Should, Could, Won't) son grandes aliadas para eso.
2. Dividí en sprints personales
En lugar de armar checklists kilométricas, organizá tu tiempo en ciclos cortos de 1-2 semanas, con metas claras. Así como en los proyectos ágiles revisamos y ajustamos, hacelo con tu planificación personal. ¿Funcionó? ¿Qué podés mejorar? Iterá hasta encontrar tu propio ritmo.
3. Dejá espacio para el aprendizaje, la creatividad y el disfrute
El tiempo para mejorar habilidades no es un lujo, es una inversión en tu crecimiento profesional. Si sabés qué querés aprender (o querés explorar), bloqueá tiempo en tu agenda como si fuera una reunión importante. Porque lo es.
4. Cerrá el día con una revisión breve
No te castigues por lo que no hiciste. Este espacio es para reconocer avances (incluso los pequeños) y pensar mejoras para el día siguiente. Un cierre de 5 minutos ayuda a evitar que las tareas pendientes giren en tu cabeza toda la noche.
✅ Gestionar tu tiempo no debería ser una carrera contra el reloj. Es la oportunidad de diseñar tu camino profesional de una forma que te resulte agradable y sana. Y si hay algo que aprendí en el camino, es que cuando tomás el control de tu tiempo, también tomás el control de la persona en la que querés convertirte.La pausa activa es un friendly reminder: todo tiene su tiempo.
La foto es del libro de Rick Rubin.
Tech Talk
A los 18 años, Virginia Cuomo ya sabía que quería estudiar Ciencias de la Computación. Un test vocacional confirmó su talento para las Ciencias Exactas, pero también le mostró algo que no esperaba: una profunda sensibilidad social que parecía no coincidir con su elección profesional. Siguió su camino. Se graduó y rápidamente conquistó el universo tech. Fue:
programadora
analista funcional
responsable de implementaciones
líder de equipos
estratega de procesos.
En cada uno de esos espacios fue afinando su mirada, corriéndose hacia lugares donde la gestión del cambio era tan importante como el código. Y hace cuatro años y medio, cofundó su propia empresa: IkiXGo. Hoy acompaña a organizaciones que entienden que transformarse digitalmente no es solo una cuestión tecnológica, sino también —y sobre todo— cultural.
“En IkiXGo abordamos cada desafío con una mirada holística. Integramos procesos, tecnología y personas porque entendemos que una mejora real necesita trabajar esos tres niveles al mismo tiempo”, asegura Virginia.
Sin proponérselo al principio, terminó justo donde aquel test había marcado una posibilidad: en la intersección entre tecnología y humanidad. Se convirtió en un puente entre lenguajes, entre mundos, entre formas de trabajar y de pensar el futuro. Hoy hablamos con ella sobre gestión del tiempo y su relación con gestión del cambio en Tecnología.
ProtoTipas: ¿Cómo se relacionan la gestión del cambio y la gestión del tiempo?
Viriginia Cuomo: Linda pregunta. La gestión del cambio requiere tiempo. Incorporar un nuevo conocimiento, una nueva tecnología, un nuevo proceso implica aprender. Ese proceso de aprendizaje es diferente en cada persona en función del contexto, de sus creencias o incluso de las limitaciones que pueda encontrar en su estructura de pensamiento.
Además, las organizaciones, generalmente, tienen un tiempo. Detrás de todo proceso de cambio siempre hay una inversión que se espera que dé un resultado. Lo que hacemos es tratar de trabajar esos procesos de cambio con ventanas de tiempo, junto con objetivos que nos permitan evaluar la curva de aprendizaje de las personas.
Sabemos que los hábitos no cambian de un día para otro. Incorporar una nueva práctica o un aprendizaje en el día a día y sostenerlo en el tiempo lleva entre 4 y 6 meses. Generalmente, en periodos menores, frente a una crisis, la persona tiende a hacer lo que habitualmente sabía hacer antes, lo que estaba acostumbrada a hacer. Hay que darle acompañamiento a esa gestión del cambio.
ProtoTipas: Vir, ¿cómo se gestiona el tiempo en proyectos tecnológicos cuando tenés deadlines cambiantes e iteraciones muy frecuentes?
Virginia Cuomo: La forma de gestionar depende mucho del tipo de proyecto y de sus objetivos. Cuando alcance y tiempo están definidos, se trabaja con una dinámica particular para gestionar los cambios. Pero si se trata de un servicio más continuo, como la evolución de un producto tecnológico, se trabaja con mayor flexibilidad, adaptándose a los objetivos que la empresa define en el tiempo.
En todos los casos, la clave es la misma: priorizar. Siempre. Con el enfoque o método que sea, priorizar permite tomar decisiones y avanzar. Por ejemplo, en el desarrollo de un producto digital, es útil tener un roadmap a tres meses con los objetivos claros y validados con el cliente. Aunque pueda haber ajustes iterativos, ese norte da dirección.
En otros casos, como el mantenimiento de productos en producción, lo que manda es la urgencia: atender incidentes o necesidades críticas. Ahí también se prioriza, pero considerando la capacidad del equipo y negociando continuamente con clientes o stakeholders qué entra y qué queda fuera. Lo importante es trabajar en colaboración constante, ajustando prioridades en tiempo real.
ProtoTipas: Una persona que no tiene claro los objetivos o un equipo que no tiene claros los objetivos, ¿puede gestionar bien el tiempo?
Virginia Cuomo: No te diría que no puede gestionar el tiempo, lo que te podría decir es que quizás el tiempo que gestiona no es efectivo. En general, lo que ocurre cuando no tenés los objetivos claros es que sí usas tu tiempo ejecutando tareas, pero quizás no son de valor, y después de tres meses resulta que hiciste mucho, pero no sirvió de nada. O no era lo que el cliente esperaba. Entonces, sentís que el tiempo no estuvo bien aprovechado.
El tiempo se aprovecha mejor cuando hay objetivos claros, prioridades definidas, comunicación efectiva y colaboración de las principales personas interesadas. Son los cuatro puntos claves: objetivo, prioridad, comunicación y colaboración.
ProtoTipas: ¿Qué buenos hábitos viste en personas que admirás o en líderes que son efectivxs en gestión del tiempo?
Virginia Cuomo: Bloquean el tiempo en sus agendas para avanzar con las actividades que tienen planificadas. Lo hacen por dos motivos: para asegurarse el tiempo necesario para cada tarea y para poder equilibrar mejor su vida personal y laboral.
Las personas que mejor gestionan su tiempo saben decir que no: “no es el momento”, “no puedo” o “hay que repriorizar”, porque no todo se puede hacer en el día. Trabajar con una agenda te da visibilidad de lo que realmente se puede lograr y te obliga a rechazar lo que no entra. Esa capacidad —la de decir que no— es, probablemente, la más difícil de todas.
ProtoTipas: ¿Cuál crees que es la principal creencia limitante que tienen las personas cuando trabajás gestión del tiempo? ¿Cuál es la primera barrera que aparece?
Virginia Cuomo: "No tengo tiempo". (Se ríe). En general, quienes tienen dificultades con la gestión del tiempo suelen no encontrar espacio para organizarse. Ven actividades de planificación y revisión como una pérdida de tiempo y prefieren accionar. No valoran estas actividades, pero para mí ese es el punto clave: si logran generar ese espacio, todo lo demás fluye mejor. Sin embargo, hasta que no lo experimentan, les cuesta reconocer que este espacio es lo que realmente les ayudará a mejorar.
User friendly
¿Y si empezamos a contar el tiempo como lo que es: un recurso limitado?
Cada reunión tiene un costo. Con esta calculadora podés ver en tiempo real cuánto estás invirtiendo en cada Meet o Zoom. Es buenísima para tomar decisiones más estratégicas sobre cómo usar tu tiempo, tanto con tu equipo como con tus clientes.
Te recomiendo crearte una cuenta, ir a la Calculadora manual de costos de tiempo y agregar tu rol, monto de lo que cobrás y en periodicidad elegir “por hora”. Si tenés personas a cargo, también podés sumar sus roles. Personalizá la herramienta y usala a tu manera. ¡Espero que te sirva!
Roadmap chill
Me pareció espectacular lo que cuenta Moderna de Pueblo: varones que quieren una aspiradora (sí, eso que las publicidades históricamente nos ofrecen a las mujeres) que se lanzó recientemente al mercado porque la venden como innovación tecnológica. Es espectacular y ella lo cuenta más espectacular aún (como siempre).
WordPress lanzó una herramienta de IA gratuita para crear webs a través de un chatbot. Lo probé y funciona bastante bien. Sí, tenes que editar mucho después, sobre todos los textos. Acá lo podés probar vos también. *Canva también sumó novedades sobre IA: conocelas aquí.
¿Meta compró Instagram y WhatsApp para innovar o para frenar la competencia? Comenzó el juicio antimonopolio y los fiscales están exponiendo correos de Zuckerberg donde admite que compró estas apps para evitar que los competidores ganaran terreno. ¿Qué pasó el primer día del juicio?
Noticia random: en el Día Nacional del Delfín, Google anunció avances en DolphinGemma: un modelo de IA que ayudará a decodificar la comunicación de los delfines. Sí, así como lees.
Se estrenó una nueva temporada de Black Mirror con temas que nos tocan de cerca en este momento: la serie nos invita a pensar sobre lo que nos hace humanxs en un mundo donde todo está mediado por máquinas. ¡Mirá el tráiler! Vi el primer capítulo nomás y quedé así 😧
Para cerrar, te comparto un informe de LinkedIn sobre las 15 habilidades que más destacan en España para 2025. Un consejo: la clave no está solo en adaptarse, sino en estar un paso adelante. Si querés estar lista o listo para lo que viene, no dejes de sumarlas a tu toolkit.
Y esto me da pie para contarte que, cuando sientas que es tu momento, te puedo ayudar con:Asesorías personalizadas sobre gestión de proyectos
Consultorías en Comunicación digital con metodologías ágiles y perspectiva de género
¡Pronto se vienen workshops grupales!
Hasta aquí, llegamos hoy.
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⚡ Soy Florencia Gordillo, periodista y Digital Project Manager. Estoy en Instagram y LinkedIn. Para contactarme, podés escribir a soyflorenciagordillo@gmail.com. ¡Hasta la próxima edición!